Los dueños de empresas, Gerentes Generales y Gerentes de las diferentes áreas; así como los  contadores deben disponer de herramientas de control gerencial que provean información clave y resumida para el control y monitoreo de las operaciones del negocio; así como para la toma de decisiones. En este contexto tenemos tres herramientas fundamentales que se indican a continuación:

1. Control presupuestal
2. Sistema de Información Gerencial
3. Plan estratégico de negocios

Estas herramientas ayudarán a determinar la confiabilidad en el diseño, implementación y operación efectiva de los controles elaborados por la Organización y de esta forma cumplir con los tres objetivos del control interno, esto es:

• Confiabilidad de la información financiera
• Eficiencia y eficacia de las operaciones
• Cumplimiento de leyes y reglamentos

Además, estas herramientas responderán a los cinco componentes del control interno que se presenta en la siguiente gráfica:

CONTROL PRESUPUESTAL

En este contexto, tenemos al Control Presupuestal como una de las herramientas gerenciales más importantes de control interno. Para lo cual es importante aclarar que hay muchas personas que creen que el presupuesto es una herramienta de control, pero les tengo que indicar que el presupuesto no es una herramienta de control.

La verdadera herramienta de control interno es el ¨CONTROL PRESUPUESTAL¨, lo cual  significa no solo disponer de las cifras proyectadas a alcanzar en el próximo año, sino también su comparación con los resultados reales. Y además es imprescindible que esta comparación para que se denomine control debe estar acompañada con el análisis e investigación, explicación y documentación por escrito de cada una de las variaciones entre el real y el presupuesto.

Cumplir con estos requisitos significa que la empresa tenga un control presupuestal y tenga un fuerte control interno; caso contrario el presupuesto es solo una referencia, una pantalla, un maquillaje y no puede una empresa jactarse o engañarse diciendo que tiene buenos controles.

Aquí hay un importante axioma en auditoria que dice ¨Lo que no está escrito no está hecho o no sirve como respaldo¨, por lo cual se requiere la explicación y documentación de estas variaciones.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Otra herramienta fundamental de control gerencial es el diseño e implementación de un Sistema de Información Gerencial.

Este sistema contempla infomación financiera resumida, clave y a nivel gerencial de los resultados en las áreas de ventas, producción, finanzas, nómina y recursos humanos, entre otros.

Esta data es fundamental para la toma de decisiones y en ningún caso puede ser el mayor general, anexos o auxiliares de cuentas. Recordemos que es una herramienta de control gerencial

Ejemplos:

• En ventas:

Resumen de ventas por zona geográfica (país, provincia, ciudad), producto, vendedor, local comercial, cliente, familia de producto. Margenes de utilidad bruta y neta por producto.

• En producción:

Capacidad utilizada versus capacidad instalada, mermas, faltantes, tiempo de paralización de la planta (ineficiencias), costos de producción (desglosado por materias primas, mano de obra y gastos de fabricación), rotación de inventarios

• En finanzas:

Saldos de cartera por edades, análisis y evaluación de cartera, info de nuevos clientes, saldos de efectivo, flujos de caja, niveles de capital de trabajo, necesidades de financiamiento, margenes de utilidad bruta y neta, entre otros

• En nómina y recursos humanos:

Costos de la nómina mensual por centro de costo y tipo de gasto, análisis de los costos de horas extras, beneficios sociales, mano de obra, nuevos empleados, costos de capacitación del personal, entre otros

Toda esta información debería incluir la comparación con meses y años anteriores; así como con el presupuesto.

PLAN ESTRATÉGICO DE NECOCIO

El Plan estratégico de negocio (PEN) es un nivel superior de control gerencial que determina hacia donde se dirige la Organización. Incluye las metas y objetivos de la empresa, lo cual conlleva a establecer la visión, misión y valores compartidos de la Organización.

En un mundo dinámico y competitivo como el actual es imprescindible el diseño e implementación de un plan estratégico de negocios en toda empresa o grupo de empresas.

Es una herramienta útil que ayuda la integración de todos los miembros de la Organización hacia el cumplimiento de los objetivos y metas, fomenta el trabajo en equipo y el sentido de pertenencia en la Organización; además hace que cada miembro participe en las decisiones de la Empresa, todo lo cual ayuda a fortalecer el control interno en la Organización.

Cabe mencionar que hoy en día, los presupuestos de: ventas, producción y estados financieros son diseñados e implementados en base al plan estratégico de negocios.

MBA Whimpper Narváez Salas, CPA

Escritor

C&O de WENS CONSULTING GROUP