Todo el trabajo que se hace en una empresa tiene una finalidad específica, por lo que es imperativo mostrar el registro del trabajo realizado y los resultados del mismo, esto suele realizarse a través de un informe, carta de recomendaciones u opciones de mejora, que, de especificar todos los detalles finales del proceso en cuestión, puede ser una excelente manera de mostrar a los supervisores nuevas alternativas que posiblemente hasta el momento no habían sido evaluadas para un propósito en específico.

Sin embargo, en ocasiones puede llegar a suceder que, si el informe no está realizado de la forma correcta, los resultados y la gestión llevada a cabo pierden relevancia y no se asumen con la importancia que debería, de allí que sea fundamental presentar un informe y carta de recomendaciones de calidad, capaz de transmitir el mensaje de forma concreta y específica en función de los objetivos planteados.

Es por este motivo que hoy queremos presentarte algunos tips de importancia que debes tener en cuenta al momento de elaborar tu carta de recomendaciones a la gerencia para auditorías, tanto internas como externas y que, de este modo, los resultados del trabajo puedan mostrarse de forma clara y precisa.

Aspectos Clave a considerar

Para determinar que el contenido del informe es bueno, es necesario que este cuente con un tema relevante a tratar y que, hasta el momento no se haya tratado, pudiendo ser tanto hallazgos como recomendaciones que se consideren de suma importancia para el conocimiento de la empresa y para el establecimiento de un plan consecuente en función de las deficiencias registradas.

Ten en cuenta que, para que el contenido sea relevante, es necesario que el mismo esté orientado en función de los objetivos de la empresa, comprendiendo que todo lo que genere un aporte a este propósito común será bienvenido, por ello, te recomendamos que, al momento de realizar la redacción, consideres este punto como el tema focal del informe.Orden y secuencia

2. Orden y secuencia

No existe mejor manera de presentar resultados que hacerlo de forma lógica y ordenada, ya que, de lo contrario, puede considerarse que los hallazgos obtenidos no han pasado por un proceso de análisis respectivo para evitar que en la auditoría se pueda considerar que los resultados no son pertinentes o no han sido trabajados adecuadamente.

3. Evitar omitir recomendaciones

El objetivo principal de la elaboración de este tipo de cartas e informes es precisamente encontrar alternativas y soluciones ante el potencial problema que se podría estar presentando, en este sentido, carece de lógica que, al momento de realizar la presentación no se incluyan estos resultados.

Es de suma importancia tener en cuenta que, al diagnosticar un problema, lo más importante es plantear posibles soluciones o alternativas que disminuyan la incidencia del mismo, siempre y cuando estas sean realistas y se incluyan dentro de las posibilidades de la empresa. En este contexto, debemos considerar que el informe debe contener hallazgos, efectos o impactos de la situación detectada; así como recomendaciones que signifiquen un valor agregado para la Organización.

Además de todo el contenido relevante que debe contener la carta, siempre debemos recordar abordarla con la evidencia documental soporte; así como los aspectos formales necesarios, incluyendo todos los elementos que se consideren pertinentes para su debida presentación y revisión, ya que, de lo contrario, el documento podría no ser tomado en serio.

Por otra parte, es conveniente manejar una excelente ortografía y redacción con un lenguaje preciso y entendible que logre rápidamente captar la atención de los usuarios o lectores de los informes. Además sería de profundo impacto la presentación oral del informe.

Considerando estos tips para la elaboración de una carta de recomendaciones para auditorías internas o externas, podrás obtener resultados más valiosos en función de los esperado sobre el trabajo realizado, además de que esta es una buena estrategia para presentar resultados y mostrar las alternativas posibles para solventar la situación.